Integritetspolicy

Om den här policyn

Den här integritetspolicyn beskriver hur Sweden Sites AB behandlar personuppgifter när du besöker swedensites.com, är kund hos oss, kontaktar oss eller på annat sätt har kontakt med oss. Här framgår vilka uppgifter vi behandlar, varför, med vilket stöd i dataskyddsförordningen (GDPR), vilka som kan få ta del av uppgifterna, hur länge vi sparar dem och vilka rättigheter du har.

Personuppgiftsansvarig och kontakt

Sweden Sites AB (org.nr 559073-4702), Tranbärsvägen 12C, 827 35 Ljusdal, är personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs i policyn.

Frågor om dataskydd och begäran om att utöva dina rättigheter skickar du till info@swedensites.se med ämnesraden “Dataskydd”, eller så ringer du oss på 0651-130 70. Vi har inte utsett något dataskyddsombud.

Personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde

Vi är personuppgiftsansvariga för de uppgifter vi behandlar för egna ändamål, till exempel vårt kundregister, kundkonton, beställningar, fakturering, kundsupport, vår kommunikation med dig, vår webbplats och vår marknadsföring.

Vi är personuppgiftsbiträde när vi behandlar personuppgifter för en kunds räkning som en del av en tjänst, till exempel i webbplatser, databaser och e-post som vi driftar åt kunden, i BankID-tjänsten som kunder använder på sina egna webbplatser och i hemsidor som vi skapar och publicerar åt kunden. Då är kunden personuppgiftsansvarig och bestämmer över uppgifterna, och vår behandling regleras av ett personuppgiftsbiträdesavtal med kunden. Har du frågor om sådan behandling ska du i första hand vända dig till den som ansvarar för webbplatsen eller tjänsten.

Vilka uppgifter vi behandlar, varför och med vilket stöd

Vi behandlar bara de uppgifter som behövs för respektive ändamål. För varje ändamål anges den rättsliga grunden enligt artikel 6.1 i GDPR:

• Avtal – behandlingen behövs för att ingå eller fullgöra ett avtal med dig.
• Rättslig förpliktelse – behandlingen krävs enligt lag, till exempel bokföringslagen.
• Berättigat intresse – behandlingen behövs för ett berättigat intresse som väger tyngre än ditt intresse av att uppgifterna inte behandlas. Vi anger vilket intresse det gäller.
• Samtycke – du har lämnat ett frivilligt samtycke som du när som helst kan återkalla.

Kundkonto och inloggning

Vi behandlar namn, personnummer (vid inloggning med BankID), e-postadress, lösenord (lagras bara i krypterad form som inte går att återskapa), telefonnummer, adress, vilka kunder och företag du har tillgång till samt inloggningar och sessioner med IP-adress och webbläsare. Ändamålet är att skapa och administrera ditt konto och ge dig tillgång till Mina sidor.

Rättslig grund: avtal. För den som loggar in för ett företags räkning: berättigat intresse – att företaget ska kunna hantera sina tjänster genom sina företrädare och medarbetare.

Identifiering och behörighet

När du identifierar dig med BankID får vi ditt namn och personnummer. Första gången du loggar in hämtar vi också, via en leverantör av uppgifter ur folkbokföringen, din folkbokföringsadress, ditt tilltalsnamn och de företag där du har en registrerad roll, till exempel som styrelseledamot. Uppgifterna om företagsroller används för att ge dig tillgång till de företagens kundkonton hos oss.

Ändamålet är att säkert fastställa vem du är, förebygga bedrägerier och obehörig åtkomst och avgöra om du får företräda ett företag. Rättslig grund: berättigat intresse – säker identifiering och skydd mot att någon beställer eller får tillgång i någon annans namn. Personnummer behandlar vi bara när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl (3 kap. 10 § lagen med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning).

Beställningar och leverans

Vi behandlar namn, företagsnamn, organisationsnummer, personnummer (för privatkunder som identifierat sig med BankID), e-postadress, telefonnummer, adress, beställda tjänster, meddelanden i beställningen, IP-adress och webbläsare vid beställningen och uppgift om vem som beställde. Vid köp mot faktura sparar vi också vem som signerade beställningen med BankID och vilken text som signerades. Det du fyller i kassan sparas medan du fyller i det, så att du kan fortsätta senare.

Ändamålet är att ta emot, bekräfta och leverera beställningar, administrera tjänsterna och kommunicera med dig om dem. Rättslig grund: avtal. För kontaktpersoner hos företagskunder: berättigat intresse – att kunna fullgöra avtalet med företaget. Uppgifter från en beställning som inte slutförs: berättigat intresse – att du ska kunna fortsätta där du slutade.

Betalning, fakturering och bokföring

Vi behandlar namn, organisations- eller personnummer, fakturaadress och fakturamejl, telefonnummer, beställda tjänster, belopp och betalningsstatus. Betalar du med kort hanteras kortuppgifterna direkt av vår betalningsleverantör – vi får aldrig del av dem.

Ändamålet är att ta betalt, fakturera, skicka påminnelser och fullgöra våra skyldigheter enligt bokföringslagen. Rättslig grund: avtal för betalning och fakturering, och rättslig förpliktelse för bokföringen.

Köp mot faktura kan göras av kunder som vi har godkänt för faktura. Vid behov, till exempel inför en större beställning mot faktura, kan vi ta en kreditupplysning. Rättslig grund: berättigat intresse – att bedöma risken för att en faktura inte betalas. Tas en kreditupplysning om dig som privatperson får du en kopia av den.

Domänregistrering

Vi behandlar domäninnehavarens namn, företagsnamn, organisations- eller personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress för att registrera, flytta, förnya och administrera domännamn. Rättslig grund: avtal.

Uppgifterna lämnas till den ackrediterade registrar som vi registrerar domäner genom och vidare till registret för respektive toppdomän, till exempel Internetstiftelsen för .se och .nu. Registren är självständigt personuppgiftsansvariga för sin behandling och följer sina egna villkor, och vissa uppgifter om domäninnehavare kan enligt registrets regler bli offentliga i registrets söktjänst. Du hittar registrens villkor under våra villkor.

Kundsupport och kontakt

Vi behandlar namn, e-postadress, telefonnummer, företag, innehållet i dina meddelanden, bifogade filer och ärendehistorik. Bokar du ett möte behandlar vi också önskad tid, mötesform och plats. Ändamålet är att besvara frågor, hantera supportärenden och möten och följa upp våra tjänster.

Rättslig grund: avtal, när ärendet gäller en tjänst du har eller vill beställa. Annars berättigat intresse – att kunna besvara den som kontaktar oss.

AI-stöd i kundsupporten

E-post till vår supportadress analyseras med hjälp av en AI-tjänst som föreslår kategori, prioritet, en sammanfattning och ett svarsförslag. Till AI-tjänsten skickas avsändarens namn och e-postadress, ämnesraden, högst 6 000 tecken av meddelandets text och namnen på eventuella bilagor – aldrig själva bilagorna och aldrig e-post som klassats som skräppost. Våra medarbetare kan också be om ett AI-förslag i ett ärende, och då skickas ärendets meddelanden och relevanta uppgifter om kundens tjänster. Ett svarsförslag granskas alltid av en medarbetare innan något skickas till dig, och kategori och prioritet kan alltid ändras av medarbetaren. Rättslig grund: berättigat intresse – att hantera supportärenden snabbare och mer korrekt.

AI-tjänster på webbplatsen

Använder du våra AI-tjänster – frågefunktionen i hjälpcentret och bland vanliga frågor, planeraren för webbprojekt, idélabbet för AI i företag eller tjänsten där AI skapar en hemsida – skickas det du skriver till en AI-tjänst så att ett svar eller en hemsida kan skapas. Skriv därför inte in känsliga personuppgifter. Frågorna i hjälpcentret och bland vanliga frågor sparas utan koppling till dig, så att vi kan förbättra svaren. Det du anger när du skapar en hemsida sparas med hemsidan, så att du kan fortsätta arbeta med den och beställa den.

Rättslig grund: avtal när du skapar en hemsida att beställa, i övrigt berättigat intresse – att kunna erbjuda de tjänster du själv väljer att använda.

Nyhetsbrev och marknadsföring

Vi behandlar namn, e-postadress, när du gav eller återkallade ditt samtycke, vilka utskick du har fått och om du har avregistrerat dig. Ändamålet är att skicka nyheter, tips och erbjudanden från Sweden Sites.

Rättslig grund: samtycke. Du ger samtycket under Mina sidor › Inställningar › Medgivanden och kan när som helst återkalla det där eller med länken “Avregistrera” i varje utskick. Samtycket är aldrig ett villkor för att köpa något.

Vi kan också skicka utskick till adresser som vi har fått i samband med en kontakt med oss, till exempel på en mässa eller i ett samarbete, när du har gett ditt samtycke till det eller när vi har en kundrelation och utskicket gäller liknande tjänster. Du kan alltid avregistrera dig med länken i varje utskick.

För att se hur våra utskick tas emot mäter vi om ett utskick öppnas (med en osynlig bild i mejlet) och vilka länkar i det som klickas på. Vi sparar när det skedde, vilket e-postprogram och vilken typ av enhet som användes, men inte din IP-adress. Rättslig grund: berättigat intresse – att förstå vad som är intressant för våra mottagare och skicka färre och bättre utskick. Vill du inte att öppningar mäts kan du stänga av automatisk visning av bilder i ditt e-postprogram.

När du avregistrerar dig sparar vi din e-postadress i en spärrlista, så att du aldrig får något utskick från oss igen, oavsett varifrån adressen kommer. Detsamma gäller om ett utskick inte kan levereras till adressen eller om du markerar det som skräppost.

Meddelanden som behövs för dina tjänster – till exempel orderbekräftelser, fakturor, driftinformation och svar i supportärenden – skickar vi oavsett samtycke, med stöd av avtalet.

Webbplatsen, statistik och chatt

Nödvändiga funktioner

För att inloggning, varukorg, kassa och formulär ska fungera använder vi nödvändiga cookies och lagring i din webbläsare. Rättslig grund: avtal respektive berättigat intresse – att webbplatsen ska fungera och vara säker.

Besöksstatistik

Används bara om du har samtyckt. Vi för då statistik över hur webbplatsen och hjälpcentret på help.swedensites.com används: vilka sidor som besöks, vad som söks efter, varifrån besökaren kom, skärmstorlek och tid på sidan. Statistiken förs dels i vårt eget system, dels med Google Analytics. Ditt val gäller på båda webbplatserna.

I vårt eget system känns du igen med en cookie, och IP-adressen sparas inte i klartext utan bara i en form som inte kan återskapas. Gör du sedan en beställning kopplas statistiken till dina kunduppgifter.

Google Analytics tillhandahålls av Google, som då får tekniska uppgifter om din webbläsare och enhet, din IP-adress och hur du använder webbplatsen. Google Analytics känner igen din webbläsare med egna cookies. Vi har stängt av Googles reklamfunktioner, så uppgifterna används inte för reklam eller för att skapa annonsprofiler.

Rättslig grund: samtycke.

Chatt

Används bara om du har samtyckt. Chatten på swedensites.com kommer från en extern leverantör (tawk.to). Den laddas först när du har tillåtit chatten, och då får leverantören tekniska uppgifter om din webbläsare och din IP-adress och, om du chattar, det du skriver. Rättslig grund: samtycke.

Du ändrar dina val när som helst under Cookieinställningar längst ned på webbplatsen. Läs mer i vår cookiepolicy.

Säkerhet och missbruk

Vi behandlar IP-adresser, tidpunkter, webbläsaruppgifter, inloggningsförsök och sessioner. Anmäler du missbruk av våra tjänster behandlar vi ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer, din IP-adress, din beskrivning och eventuella skärmdumpar.

Ändamålet är att skydda våra system och kunder, förhindra överbelastning, bedrägerier och obehörig åtkomst och utreda anmälningar om missbruk. Rättslig grund: berättigat intresse – säkerheten i våra tjänster och att kunna utreda och stoppa missbruk. När vi enligt lag måste lämna ut uppgifter till en myndighet är den rättsliga grunden rättslig förpliktelse.

Våra medarbetares kalenderkopplingar

Våra medarbetare kan koppla sina egna jobbkonton hos Google eller Microsoft till vårt interna administrationsverktyg för att skapa mötesinbjudningar i Google Meet eller Microsoft Teams. Det gäller bara Sweden Sites medarbetare – kunder och besökare kopplar aldrig sina konton till verktyget.

När ett konto kopplas får vi, med kontoinnehavarens godkännande, kontots e-postadress och namn samt behörighet att skapa, ändra och ställa in händelser i kontots kalender. Behörigheten används bara för att skapa möten med möteslänk, skicka inbjudningar till de deltagare som medarbetaren själv anger och ställa in sådana möten. Vi läser inte andra händelser i kalendern.

Om mötena sparar vi rubrik, beskrivning, tid, deltagarnas namn och e-postadresser och möteslänken. Uppgifterna om mötet och deltagarna lämnas till Google respektive Microsoft, som skapar mötet och skickar inbjudningarna. Åtkomstnycklarna lagras krypterade och raderas direkt när kopplingen tas bort. Möten som redan har skapats finns då kvar i medarbetarens kalender. Kopplingen kan också tas bort i kontots säkerhetsinställningar hos Google eller Microsoft.

Uppgifter som vi får från Google används inte för reklam, säljs inte och används inte för att träna AI-modeller. Sweden Sites användning och överföring av information som tas emot från Googles API:er följer Google API Services User Data Policy, inklusive kraven på begränsad användning (Limited Use).

Rättslig grund: berättigat intresse – att kunna boka och hålla möten med kunder och andra.

Rättsliga anspråk

Vi kan behandla de uppgifter som behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, till exempel vid en tvist om en faktura. Rättslig grund: berättigat intresse.

Varifrån vi får uppgifterna

De flesta uppgifterna får vi från dig. Vi får också uppgifter från:

• BankID – ditt namn och personnummer när du identifierar dig.
• En leverantör av uppgifter ur folkbokföringen – folkbokföringsadress, tilltalsnamn och registrerade företagsroller.
• Bolagsverket – uppgifter om företag, till exempel namn, adress, bolagsform och status. För en enskild firma kan organisationsnumret vara ett personnummer.
• Ditt företag – när en företrädare för ett företag lägger till dig som användare av företagets konto eller anger dig som kontaktperson.
• Vår registrar – uppgifter om domäner och domäninnehavare för de domäner vi administrerar.

Uppgifter som krävs

För att kunna beställa måste du lämna namn och e-postadress. Företagskunder måste också lämna företagsnamn och organisationsnummer, och nya kunder telefonnummer och adress. Vid inloggning med BankID får vi personnumret från BankID. För domänregistrering krävs de uppgifter som registret kräver av en domäninnehavare. Lämnar du inte de uppgifter som krävs kan vi inte ta emot beställningen eller leverera tjänsten. I kontaktformulär är allt utom namn och e-postadress frivilligt.

Vilka som kan få ta del av uppgifterna

Vi säljer aldrig personuppgifter. Uppgifter lämnas bara ut när det behövs för de ändamål som beskrivs i policyn.

Leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning

De är personuppgiftsbiträden och får bara behandla uppgifterna enligt våra instruktioner och enligt avtal med oss:

• driftleverantör av våra servrar, som står i datacenter i Sverige,
• leverantörer av e-postutskick, e-post och kontorsverktyg,
• leverantörer av AI-tjänster,
• leverantör av fakturerings- och bokföringstjänst,
• leverantör av BankID-tjänster,
• leverantör av uppgifter ur folkbokföringen,
• leverantör av chattfunktionen på webbplatsen,
• Google, för besöksstatistik med Google Analytics,
• leverantör av Microsoft 365-licenser, när du beställer Microsoft 365 genom oss,
• Google och Microsoft, för medarbetarnas kalenderkopplingar.

Mottagare som själva är personuppgiftsansvariga

• vår betalningsleverantör, vid kortbetalning,
• Finansiell ID-Teknik BID AB, som ger ut BankID,
• registrar och domänregister, vid domänregistrering,
• kreditupplysningsföretag, när vi tar en kreditupplysning,
• myndigheter, när vi enligt lag är skyldiga att lämna ut uppgifter.

Tekniska tjänster

När vissa sidor laddas hämtar din webbläsare typsnitt, ikoner eller förhandsbilder från externa tjänster (bland annat Google Fonts). Dessa tjänster får då din IP-adress, men inga andra uppgifter om dig.

Överföring till länder utanför EU/EES

Vissa av våra leverantörer finns i eller kan komma åt uppgifter från länder utanför EU/EES, framför allt USA. Det gäller bland annat leverantörerna av e-postutskick, AI-tjänster, betalningar och chatt samt Google (även för Google Analytics) och Microsoft. Vid sådana överföringar ser vi till att uppgifterna skyddas enligt GDPR: antingen genom att mottagaren omfattas av ett beslut om adekvat skyddsnivå, som EU–US Data Privacy Framework, eller genom EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Kontakta oss om du vill veta vilken skyddsåtgärd som gäller för en viss mottagare eller få en kopia av den.

Automatiserade beslut

Vi fattar inga beslut som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig.

Vissa saker sker automatiskt utan att vara sådana beslut:

• Tillgång till företagskonton. Har du enligt folkbokföringsuppgifterna en registrerad roll i ett företag får du automatiskt tillgång till företagets kundkonto hos oss. Har du ingen sådan roll kan du ändå få tillgång efter att företaget eller vi har godkänt det.
• Säkerhetsspärrar. Efter upprepade felaktiga inloggningsförsök spärras kontot tillfälligt.
• Supportärenden. Kategori och prioritet föreslås av AI och kan alltid ändras av en medarbetare.

Hur länge vi sparar uppgifterna

Vi sparar personuppgifter så länge det behövs för ändamålet och raderar dem sedan. Gallringen sker automatiskt varje natt, med undantag för kunduppgifter, som gallras av oss varje månad efter en automatisk sammanställning.

Uppgifter	Hur länge
Kundkonto, kunduppgifter och beställningar	Så länge kundförhållandet pågår. När en kund inte har haft några tjänster, köp eller ärenden på 24 månader raderas uppgifterna, utom det som måste sparas enligt bokföringslagen.
Räkenskapsinformation, till exempel fakturor	Sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bokföringslagen).
Uppgifter från beställningar som inte slutförs	30 dagar efter att de senast ändrades.
Supportärenden	24 månader efter att ärendet avslutades.
E-post till och från oss	24 månader.
Kontaktförfrågningar och anmälningar om missbruk	24 månader.
Mötesbokningar och medarbetarnas möten	12 månader efter mötet.
BankID-identifieringar och signeringar	24 månader.
Inloggningssessioner och engångskoder	12 månader.
Besöksstatistik	13 månader i vårt eget system och 14 månader i Google Analytics.
Loggfiler	Högst 13 månader.
Samtycke till nyhetsbrev	Så länge samtycket gäller.
Öppningar och klick i utskick	24 månader.
Spärrlistan för utskick (avregistrerade adresser)	Så länge vi skickar utskick, så att vi aldrig av misstag skickar till dig igen.
Medarbetares kalenderkopplingar	Åtkomstnycklarna raderas direkt när kopplingen tas bort.

En kopia av en kund eller kontakt som har tagits bort sparas i 90 dagar, så att ett misstag kan rättas. Uppgifter kan sparas längre om det krävs enligt lag eller beslut av en myndighet, eller om de behövs för ett pågående rättsligt anspråk.

Hur vi skyddar uppgifterna

Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, obehörig åtkomst och otillåten ändring, bland annat:

• krypterad överföring (HTTPS) till våra webbtjänster,
• lösenord lagras bara i krypterad form som inte går att återskapa, och konton spärras tillfälligt efter upprepade felaktiga inloggningsförsök,
• medarbetarnas inloggning i administrationsverktyget kräver två steg, varav ett med BankID,
• åtkomstnycklar till externa konton lagras krypterade,
• tillgången till uppgifter är begränsad till de medarbetare som behöver dem i sitt arbete.

Inget system är helt säkert. Skulle en personuppgiftsincident inträffa hanterar vi den enligt GDPR, vilket kan innebära att vi anmäler den till Integritetsskyddsmyndigheten och informerar de som berörs.

Dina rättigheter

Du har följande rättigheter enligt GDPR. Rättigheterna är inte absoluta – vi kan till exempel inte radera uppgifter som vi måste spara enligt bokföringslagen.

• Tillgång. Du har rätt att få veta om vi behandlar uppgifter om dig och få en kopia av dem (registerutdrag).
• Rättelse. Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade och ofullständiga uppgifter kompletterade. Många uppgifter kan du själv ändra under Mina sidor.
• Radering. Du har rätt att få uppgifter raderade, till exempel när de inte längre behövs för ändamålet eller när du återkallar ett samtycke, om vi inte måste spara dem.
• Begränsning. Du har rätt att begära att behandlingen begränsas, till exempel medan vi utreder om uppgifterna är korrekta.
• Dataportabilitet. När behandlingen grundas på avtal eller samtycke har du rätt att få de uppgifter du själv har lämnat i ett strukturerat, maskinläsbart format.
• Invändning. Du har rätt att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse. Vi får då bara fortsätta om vi kan visa tvingande skäl som väger tyngre än dina intressen. Mot direktmarknadsföring kan du alltid invända, och då upphör behandlingen för det ändamålet.
• Återkalla samtycke. När behandlingen grundas på samtycke kan du när som helst återkalla det. Det påverkar inte behandling som har skett innan.
• Klagomål. Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se, om du anser att vi behandlar dina uppgifter felaktigt.

Kontakta oss på info@swedensites.se med ämnesraden “Dataskydd” för att använda dina rättigheter. Vi svarar utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad. Vi kan behöva kontrollera din identitet innan vi lämnar ut eller ändrar uppgifter.

Länkar till andra webbplatser

Vår webbplats kan innehålla länkar till andra webbplatser. Den här policyn gäller inte för dem – läs deras egna integritetspolicyer.

Ändringar i policyn

Vi kan uppdatera policyn, till exempel när våra tjänster eller lagstiftningen ändras. Den gällande versionen och dess datum finns alltid på swedensites.com. Gör vi väsentliga ändringar meddelar vi våra kunder via e-post innan ändringarna börjar gälla.